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Stellenangebot: Office Manager/Büroleitung (m/w/d)

März 2019

 

Seit 1998 unterhält das American Jewish Committee (AJC) in Berlin das Lawrence & Lee Ramer Institute for German-Jewish Relations mit dem Ziel die amerikanisch-deutsch-israelische Partnerschaft zu festigen, die Sicherheit jüdischen Lebens zu stärken und Demokratie, Vielfalt und Menschenrechte zu fördern.

Die Position des/der Office Managers/Büroleitung (m/w/d) ist ab sofort zu besetzen.

Aufgabengebiete:

  • Sie sind verantwortlich für alle Angelegenheiten, die das Büromanagement betreffen. Die Verantwortung von Finanz- und Buchhaltungsthemen umfasst die Durchführung von Überweisungen, die monatliche Finanzberichtserstattung an das Headquarter, die Unterstützung bei der Erstellung und regelmäßigen Überprüfung des Jahresbudgets und die Verwaltung der Kostenübersicht für durch Fremdmittel finanzierte Förderprogramme. Sie sind Ansprechpartner für das Steuerbüro und den Vermieter.
  • Im Rahmen der Personalsachbearbeitung verwalten Sie Anwesenheits- und Fehlzeiten, übernehmen Sie die Berichterstattung an das Headquarter, die Bewerberverwaltung und unterstützen bei der Suche von Personal. Außerdem koordinieren Sie den Einsatz von Praktikanten und Freiberuflern und weisen neue Mitarbeiter in die Büroorganisation ein.
  • Die Terminkoordination der Direktorin umfasst neben dem Verwalten des Kalenders das Verwalten und Beantworten von Einladungen, Ersuchen von Terminanfragen und Vereinbaren von Terminen.
  • Beim Management von In-Haus Büro Events arbeiten Sie u.a. mit den Programm-Verantwortlichen hinsichtlich der Logistik von Meetings und Veranstaltungen zusammen, bestellen und testen die IT-Unterstützung für Events und die erforderliche Raumausstattung.
  • Aufgaben der allgemeinen Büroverwaltung sind die Koordination aller Bürodienstleister, die Verwaltung aller relevanten Dateien und Dokumente mit Zugriff für alle Mitarbeiter, die Verwaltung des Lagers für Broschüren und Büromaterial und das Bestellen neuer AJC Publikationen.
  • Neben generellen Aufgaben der Büroverwaltung, wie der Besetzung des Telefons und der Annahme, internen Verteilung und Versendung von Post und Paketen übernehmen Sie auch den Empfang von Gästen und Besuchern.
  • Im Rahmen Ihrer Verantwortung für die IT-Ausstattung holen Sie Angebote für die Bestellung von Computer und Telefon-Ausstattung ein, unterstützen bei Computerproblemen, überwachen die Einrichtung, Reparatur und Wartung der Ausstattung sowie Computer Updates und Backups.
  • Aufgaben der Büroinstandhaltung und -renovierung gehören ebenso zu Ihrem Aufgabengebiet wie die Verwaltung der Hans Adler Bibliothek, des AJC Berlin Archivs sowie des Medien Archivs.
  • Im Bereich Sicherheit gehören zudem die Überwachung des Büroeingangs, die Überwachung und Wartung der Sicherheitsausstattung und die Einweisung von Mitarbeitern in die Sicherheitsausstattung und -abläufe zu Ihren Aufgaben.

Anforderungsprofil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z.B. Hochschulabschluss)
  • Berufserfahrung im Bereich Office Management / Sekretariat / Teamassistenz / persönliche Assistenz in renommiertem Berufsumfeld
  • Verständnis von politischen und institutionellen Abläufen, diplomatisches Gespür und souveräner Umgang mit Partnern u.a. aus Politik, Diplomatie und Wirtschaft
  • Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und an mehreren Aufgaben und Projekten gleichzeitig zu arbeiten
  • Teamfähigkeit und kooperative Arbeitsweise
  • Herausragende organisatorische Fähigkeiten mit dem Blick für Details, hohes Maß an Zeit- und Selbstmanagement und Verbindlichkeit bei der Erledigung von Aufgaben
  • Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
  • Deutsch als Muttersprache, sehr gute englische Sprachkenntnisse
  • Bekenntnis zu den transatlantischen Werten, in Einklang mit der Mission und der Zielsetzung des AJC.

Wir bieten:

  • Mitarbeit in einer traditionsreichen und hoch angesehenen NGO
  • Weiterentwicklung und Mitgestaltung des Profils in Deutschland und Europa
  • herausfordernde Aufgaben und vielseitige Tätigkeitsfelder in einer global vernetzten Organisation
  • ein hochmotiviertes Team und ein moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage Berlins
  • eine Vollzeit-Position von 40 Stunden in der Woche.

Die Vergütung erfolgt nach Verhandlungsbasis.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung per E-Mail an die von uns beauftragte Personalberaterin info@tanjaspieler.de.